+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Как оформлять входящие и исходящие документы

Как оформлять входящие и исходящие документы

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 16. Организация работы с входящими и исходящими документами.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Регистрация входящих документов

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином. Регистрация документа — это присвоение ему уникального идентификационного индекса, облегчающего его поиск и контроль исполнения. Как правильно зарегистрировать входящий документ, расскажем в статье.

В любую организацию поступает самая разнообразная входящая корреспонденция. Такие документы предприятие получает по почте, в том числе, электронной, факсимильной связью, курьером или же их могут передать в личном порядке. Основные виды входящих документов, поступающих в организацию, это:. При этом регистрируются не все документы, а только те, которые должны быть учтены, исполнение которых нужно проконтролировать или те, которые используются в справочных целях.

Поэтому регистрационный индекс присваивается не всем поступающим письмам и документам — корреспонденция, имеющая рекламный или ознакомительный характер, не требует учета и исполнения, и, следовательно, регистрации не подлежит.

Смотреть полностью в журнале. После того, как документ получил уникальный идентификационный индекс, сведения о нем вносят в журнал регистрации входящих документов. Эта процедура — подтверждение, что деловая бумага компанией получена. Запись в журнале содержит все сведения, необходимые для того, чтобы документ был однозначно идентифицирован в базе данных, даже если в ней зарегистрировано несколько документов одного типа и с одной темой.

Регистрация входящих и исходящих документов в делопроизводстве позволяет облегчить поиск нужной деловой бумаги и проконтролировать ее перемещение в документопотоке организации с момента поступления или создания до момента утилизации по истечению срока хранения или отправки адресату.

То, какие именно виды входящей корреспонденции должны регистрироваться, а какие — нет, зависит от специфики деятельности компании. Правила регистрации входящих документов оговаривают локальным актом, например, инструкцией по делопроизводству.

В ней должен быть примерный перечень входящих документов, не подлежащих регистрации. Перечень полностью в журнале. Если в компании нет такого внутреннего регламента или он только разрабатывается, руководствуйтесь ГОСТ Р 7. Кроме того, есть виды документов, которые не принимаются в обработку и должны быть сразу по получении возвращены отправителю.

В том случае, когда оформление входящего документа не соответствует установленным требованиям, он не может рассматриваться как юридически значимый.

Особенно, если его адресатом является юридическое лицо. Принять в обработку нельзя и письмо, когда оно написано от руки на тетрадном листе, или на стандартном, но без указания исходящего номера и печати предприятия. У секретаря в этом случае есть полное право отказать в приеме и регистрации такого документа.

Регистрация входящих документов не производится и в том случае, когда письмо, по сути, является сопроводительным, но сами документы, перечисленные в нем, к нему не приложены или же приложены не в полном составе.

Это же может случиться, когда пакет с деловыми бумагами был передан с поврежденной упаковкой. В такой ситуации необходимо составить акт, подтверждающий отсутствие документов, указанных как приложения, и направить его вместе с исходным письмом в адрес отправителя. Обратите внимание! Зарегистрировать документ — значит проставить на нем индекс и зафиксировать факт его поступления в журнале регистрации входящих документов. Подсказки по заполнению в журнале. Регистрационный номер, по сути, является индексом, состоящим из цифр и букв.

Цифро-буквенная комбинация используется для облегчения идентификации. Цифрами, как правило, обозначается порядковый номер поступившего документа, а буквами обозначают тип или классификацию для отнесения документа к какой-либо группе.

Если предприятие небольшое, номера, проставляемые при регистрации входящих документов, могут представлять собой просто порядковый номер, присвоение их ведется в порядке возрастания, сквозной нумерацией с 1 января по 31 декабря текущего года. Образцы регистрационных номеров при регистрации входящих документов. Организация вправе утвердить собственную номенклатуру дел и формировать регистрационные индексы в соответствии с нею. Например, регистрируя служебные письма к порядковому номеру документа можно добавить индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости — код документа по тематическому классификатору, код корреспондента, должностного лица и др.

Если в компании внедрена система электронного документооборота , регистрационные индексы на исходящей и входящей корреспонденции формируются и проставляются автоматически.

Электронная регистрация входящих документов подразумевает не только присвоение регистрационного номера, но и его проверку на наличие дубликатов, а также на заполнение тех реквизитов документа, которые ГОСТ Р 7.

Методичкой определен порядок, в котором производится регистрация входящих документов. Согласно ему, все письма должны быть зарегистрированы в день получения. Следующим днем регистрируются только те из них, которые были получены уже вечером, в нерабочее время.

К тем правилам регистрации входящих документов, которые изложены в вышеуказанных регламентах, можно добавить еще только два основных:. Кроме регистрационного номера реквизит включает дату поступления. Если документ многостраничный, регистрационный номер проставляется под текстовой частью на первом листе. В том случае, когда письмо состоит из одного листа — номер ставится в правом углу, ниже подписи и перечня приложений, если они есть.

Для сокращения времени регистрации входящих документов на крупных предприятиях часто используется печать входящих документов — специальный штамп. Он содержит информацию о наименовании предприятия и поля, предназначенные для заполнения. После того, как запись в журнал внесена, документ считается зарегистрированным и отправляется на рассмотрение адресату — руководителю или его заместителям.

Регистрация входящих документов с присвоением им уникальных номеров позволяет осуществлять быстрый поиск документа, контролировать его исполнение, а также — место текущего хранения. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ. У меня есть пароль. Пароль отправлен на почту Ввести.

Введите эл. Неверный логин или пароль. Неверный пароль. Введите пароль. Я тут впервые. Кадры и HR. Ввести код доступа О журнале Контакты Подписка 8 А еще Статьи Документооборот Документы делопроизводства Входящие документы. Регистрация входящих документов. Темы: Регистрация документов Входящие документы. Из статьи вы узнаете:. Письма, написанные на бланках предприятий, имеющие все необходимые реквизиты, могут не заверяться печатью.

Итог: Регистрация входящих документов с присвоением им уникальных номеров позволяет осуществлять быстрый поиск документа, контролировать его исполнение, а также — место текущего хранения. Приемы, которые улучшат ваше здоровье Деловое письмо в вопросах и ответах. Полезные шпаргалки для секретарей и делопроизводителей Документ месяца: гарантийное письмо. Всё об оформлении: от реквизитов до формулировок Как правильно составить бланк документа: лайфхаки Приказы против распоряжений: как наконец-то перестать путаться в этих документах Три приложения для ежедневной заботы о вашем здоровье: Sworkit, Foccus и Down Dog.

Читайте в электронном журнале Новый ГОСТ по делопроизводству и еще три документа, которые поменяют вашу работу в году Как наладить работу с исходящими документами компании: пять главных шагов Как оформить опись дел по личному составу Как справиться со стрессом.

Приемы, которые улучшат ваше здоровье и отношения Путешествие мечты для вашего босса: проект, в котором нет мелочей. Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Журнал "Справочник секретаря и офис-менеджера" Подписка со скидкой!

Продукты и услуги партнеров. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Новости по теме. Каверзные вопросы про документы: как правильно ответить.

Правила регистрации и снятия с учета страхователей будут скорректированы. Статьи по теме. Нумерация исходящих писем в делопроизводстве. Исполнительская дисциплина как ключевой показатель эффективности. Журнал регистрации входящей и исходящей корреспонденции. Акт выполненных работ: образец. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте: образец и заполнение.

Вопросы по теме. Как правильно нумеровать страницы или листы при прошивке журналов регистрации? Нужно ли регистрировать оригинал письма под новым номером? Можно ли использовать заголовок "Входящая корреспонденция"? Надо ли каждый год начинать регистрацию с единицы?

Нужно ли вносить в номенклатуру дел журнал регистрации? Рекламодателям Обратная связь Контакты Наши партнеры Карта сайта.

Глава 1. Документооборот

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства. Первый важный этап — регистрация входящих документов. Зарегистрировать поступивший документ — значит подтвердить факт его получения организацией, для чего каждому полученному документу присваивают свой номер и вносят основные данные о нем в специальную форму например, в журнал регистрации или регистрационные карточки.

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Сюда включают операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, предархивной обработки, хранения и использования документов.

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям. Пройдите короткую регистрацию или войдите на сайт под своим логином.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Для организации рационального документооборота компании необходимо упорядочить работу с исходящим документопотоком от момента создания документа до его отправки за пределы компании. Исходящие документы, инициативные либо ответные на поступившие запросы, готовятся специалистами в структурных подразделениях. Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка. Отметим основные моменты , на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых исходящих документов. Регистрация отправляемых документов осуществляется в компании централизованно в службе ДОУ в день их утверждения или подписания. Сотрудник службы ДОУ просматривает поступивший документ для отправления на предмет грамотности составления и правильности оформления. Документы, составленные и оформленные с нарушением установленных правил, некомплектные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции

Активировать демодоступ. Все документы на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ ко всем материалам и скачивать любые файлы. Файлы для скачивания доступны только зарегистрированным пользователям.

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции или сокращении предусмотренных граф.

Входящий документ поступающий документ — документ, поступивший в учреждение. Исходящий документ отправляемый документ — официальный документ, отправляемый из учреждения. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Каждый из документопотоков имеет особенности обработки.

Нумерация исходящих писем в делопроизводстве

.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Делопроизводство: Типовые правила документирования

.

Обработка документов

.

Регистрация входящих и исходящих документов в делопроизводстве В том случае, когда оформление входящего документа не.

.

Делопроизводство от А до Я. Работа с исходящей корреспонденцией

.

.

.

.

.

.

Комментарии 0
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Пока нет комментариев.

© 2018-2021 otvelpark.ru